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浅析东莞印刷行业如何构建ERP采购管理系统



  东莞印刷行业的特点及存在问题

  东莞印刷行业与其他行业相比有其自身特点。如:生产方式特殊,必需按施工单组织生产,印刷出的成品只能专属于某客户,不能更换和处理;产品种类繁多,定货量无论大小,都要分别对待,排产、核算工作量大;客户个性化要求高,产品要求时效性高,若不能按期交货可能使产品报废,给企业带来巨大损失;原材料成本比重高,这就要求加强对原材料的采购管理,对供应商进行价格和质量认证;各环节相互制约性强等。

  面对越来越激烈的市场竞争,传统的印刷行业信息管理系统有着明显不适应企业发展的缺陷:1、“信息孤岛”现象。由于系统缺乏总体规划,企业已有应用系统之间相互独立,数据不能实时共享,形成“信息孤岛”,影响系统效率和企业数据的实时性、一致性和完整性。ERP管理水平滞后。已有系统不能体现企业新的经营理念和管理模式,在某种程度上只是替代人工作业方式的计算机辅助系统,功能单一,滞后于市场需求的变化。2、在采购方面,采购计划的制订几乎全靠手工完成,效率低下,采购计划应变能力较差,采购费用也较高。

  因此重建企业的管理信息系统,引入ERP转变企业的经营策略和生产方式显得非常迫切和必要。本文结合东莞印刷行业的现状,论述了ERP 项目中采购管理子系统的设计与实现,为东莞印刷企业引入ERP采购管理系统构建框架。

  系统设计的关键

  生成合理的采购计划,提高效率。

  东莞印刷制订合理的采购计划,是降低采购成本、控制库存的重要保证。而采购计划是根据采购申请制定的,生成采购申请主要有3种方式。

  1、人工请购方式在一个闭环系统中,不应由手工录入采购项目,但为实现中小企业灵活采购的目的,企业一般希望有此功能以满足实际需要,如一些临时需要的物料可人工请购。

  2、MRP自动请购方式传统的采购是为库存而采购,采购的物资是补充库存,或生产上需要什么再买什么,但这样无法满足实际需要,等到生产计划定好再采购,只会让生产部门等待,资源利用率低,也会使预计交货期延长,影响企业信誉,所以现代的采购方式应该是以订单驱动方式进行的提前请购,这样采购就更准时,库存周转更快。一般印刷公司得到业务订单后基本可以知道所需物料,生产计划部可直接根据产品订单生成。《产品结构信息表》草稿后,再生成相应的物料需求计划,不必等到生产设计的完成。因此设计的同时,采购员就可提前采购,等设计好后,若还需要购买物料,可再补充采购。根据订单提供的物料需求量、库存系统提供的实际库存量、采购单的在途采购量和生产排程等数据,系统可算出满足生产计划所需的物料,生成请购建议,并以此作为采购计划的依据。东莞印刷物料采购数量可写一个大略公式:采购数量,(订单需求数量-库存数量-在途数量+生产预定数量)×安全系数。

  3、东莞印刷订购点法方式该方式通常用于油墨、胶水等辅料的请购,它需要在物料文件中设定基本资料,如预设订购点、经济订购量及安全存量等数据。一旦总库存量加上在途量等于或小于订购点,则发出数量为经济订购量的采购申请。这种做法可以由ERP系统自动请购,它不像MRP那样需要严谨的数据处理,但库存量要正确,预设订购点、经济订购量、安全存量等数据也要合理。

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